Datenschutzinformation für die Nutzung des HR-Chatbots

Datenschutzinformation für die Nutzung des HR‑Chatbots

Beispiel‑Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem HR‑Chatbot.

Hinweis: Diese Datenschutzinformation ist lediglich als Beispiel zu verstehen, wie der Kunde den Nutzern des HR‑Chatbots die unmittelbar damit zusammenhängende Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten näher erläutern kann. Sie ersetzt jedoch keine eigene datenschutzrechtliche Prüfung des Kunden und ist nicht als Rechtsberatung zu verstehen. Weitere, mit dem HR‑Chatbot nicht unmittelbar zusammenhängende Verarbeitungsvorgänge muss der Kunde seinen Nutzern zudem ggf. separat offen legen.

Wir, die lile beauté („wir" oder „uns"), sind zur Wahrung Ihrer datenschutzrechtlichen Belange verpflichtet, und sind bestrebt, die Sicherheit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit anwendbarem Datenschutzrecht zu wahren.

„Personenbezogene" Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für den von uns [auf/über/per Whatsapp/Webseite XYZ/Microsoft Teams/E‑Mail/etc.] angebotenen interaktiven HR‑Chatbot (insgesamt „Dienst"). Sie gibt Aufschluss darüber, welche Daten bei der Nutzung des Dienstes durch uns erhoben und/oder bereitgestellt werden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten speichern und nutzen können und welche Rechte Ihnen als betroffene Person hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der EU‑Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die

lile beauté
[Adresse]
[E‑Mail‑Adresse]

Für weitere Informationen zu dieser Datenschutzerklärung und für die Ausübung Ihrer datenschutzrechtlichen Rechte können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten kontaktieren [oder, sofern ein Datenschutzbeauftragter ernannt wurde] unseren Datenschutzbeauftragten wie folgt kontaktieren:

[Firma]
[Datenschutzbeauftragter]
[Adresse]
[E‑Mail‑Adresse]

Erhebung personenbezogener Daten

Sie uns kontaktieren,
Sie uns Informationen über den Dienst zur Verfügung stellen, und
Sie sich über den Dienst bei uns registrieren.

Wir müssen personenbezogenen Daten erheben, um Ihnen bestimmte Teile unseres Dienstes bereitstellen zu können. Wenn Sie uns die von uns angefragten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, den Dienst ordnungsgemäß zu erbringen.

Art der erhobenen Daten

Kontaktdaten: Ihre persönlichen Informationen, wie z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E‑Mail‑Adresse und Geburtsdatum.
Berufsbezogene Daten: Beschäftigungsverhältnis, Betriebszugehörigkeit, Lebenslauf, Zeugnisse, Leistungsnachweise und sonstige Bewerbungsunterlagen.
Ergänzende persönliche Angaben: Hobbys, Führerschein, Strafregisterauszug.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: z. B. Gesundheitsdaten, Fotografien/Profilbilder (ethnische Herkunft, Sehkraft, Religion), Angaben zum Sexualleben/sexuellen Orientierung, Religions‑ oder Gewerkschaftszugehörigkeit.
Kontodaten: Datum/Zeit der Registrierung, Nutzername und Kennwort.
Vertragsdaten: Informationen zu zwischen Ihnen und uns ggf. bestehenden Verträgen (Datum, Laufzeit).
Präferenzen: Informationen zur Interaktion mit uns (Kontaktwege, Inanspruchnahme des Dienstes).
Eingabedaten: Informationen, die Sie zur Verfügung stellen (inkl. Chatprotokolle).
Technische Daten: Zugriffs‑/Aktivitätsprotokolle (Domain, Software/App, Browser, Betriebssystem, IP/Device‑ID, Zeitstempel, genutzte Funktionen), Fehlerprotokolle (inkl. Fehlermeldungen, betroffene Funktionen).

Zwecke der Verarbeitung · Rechtsgrundlage · Berechtigte Interessen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit dies nach geltendem Recht erlaubt ist. Die folgende Übersicht beschreibt Zwecke, Rechtsgrundlagen und – soweit einschlägig – berechtigte Interessen:

Aufnahme in unsere Datenbank (Talent Space) zur künftigen Kontaktierung und zu einer etwaigen Fortsetzung/Neubeginn von Bewerbungsprozessen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) 1 a) DSGVO
- Berechtigte Interessen: Nicht einschlägig
Erfüllung von Verpflichtungen aus Verträgen, Durchführung solcher Verträge und vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) 1 b) DSGVO; § 26 (1) 1 BDSG
- Berechtigte Interessen: Nicht einschlägig
Bereitstellung von Marketing‑Informationen und Kommunikation (inkl. Newsletter).
- Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) 1 a) DSGVO
- Berechtigte Interessen: Nicht einschlägig
Einhaltung gesetzlicher Pflichten oder gerichtlicher/behördlicher Vorgaben.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) 1 c) DSGVO
- Berechtigte Interessen: Nicht einschlägig
Kontaktaufnahme und Beantwortung von Anliegen und Rückmeldungen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) 1 a) DSGVO; Art. 6 (1) 1 b) DSGVO; Art. 6 (1) 1 f) DSGVO
- Berechtigte Interessen: Verfügbarkeit von Kontaktmöglichkeiten
Schutz und Verteidigung unserer wichtigen Interessen sowie Ausübung von Rechten und Durchsetzung von Ansprüchen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) 1 f) DSGVO
- Berechtigte Interessen: Schutz unserer geschäftlichen Tätigkeiten, Interessen und Rechte

Rechtsgrundlagen im Überblick:

Art. 6 (1) 1 a) DSGVO: Ihre Einwilligung.
Art. 6 (1) 1 b) DSGVO: Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen.
Art. 6 (1) 1 c) DSGVO: Rechtliche Verpflichtung.
Art. 6 (1) 1 f) DSGVO: Berechtigte Interessen von uns/Dritten.
Art. 9 (2) a) DSGVO: Ihre ausdrückliche Einwilligung zu besonderen Kategorien.
Art. 9 (2) e) DSGVO: Daten wurden offensichtlich öffentlich gemacht.
§ 26 (1) 1 BDSG: Erforderlich für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Empfänger personenbezogener Daten · Drittdienste

Wir betreiben keinen Handel mit personenbezogenen Daten. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur wie hier beschrieben. Zur Erbringung unserer Leistungen können wir Daten an Empfänger weitergeben, die ausschließlich weisungsgebunden handeln und geeignete technische/organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz gewährleisten.

Für den zuverlässigen Betrieb des Dienstes nutzen wir die Chatbot‑Software der Paul's Job AI Technologies GmbH, Saarbrücker Str. 19, 10405 Berlin, Deutschland.

Die Paul's Job AI Technologies GmbH setzt ihrerseits folgende Dienstleister ein (Auswahl je nach Szenario anzupassen):

Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L‑1855 Luxembourg;
Microsoft B.V., Evert van de Beekstraat 354, 1118 CZ Luchthaven Schiphol, Noord‑Holland, Netherlands;
Twilio Ireland Limited, 3 Dublin Landings, North Wall Quay, Dublin 1, Dublin, Ireland D01 C4E0 (Verarbeitung in USA möglich auf Grundlage des Data Privacy Frameworks);
WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland (Verarbeitung in USA möglich auf Grundlage des Data Privacy Framework).

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern personenbezogene Daten für die Dauer, die für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, und/oder solange ein berechtigtes Interesse besteht. Zudem speichern wir Daten für gesetzlich/gerichtlich/behördlich vorgeschriebene Fristen sowie bis zum Ablauf geltender Verjährungsfristen, soweit notwendig.

Kriterien für die Bestimmung der Speicherdauer:

Bereitstellungszeitraum unseres Dienstes,
rechtliche Aufbewahrungspflichten und
rechtliche Stellung/Empfehlungen.

Im Falle negativer Entscheidungen in Bewerbungsverfahren löschen wir personenbezogene Daten spätestens nach sechs (6) Monaten ab Mitteilung der Entscheidung.

Bei Einwilligung in die Aufnahme in unsere Datenbank (Talent Space) speichern wir Daten auch im Falle einer Absage für 24 Monate; ohne abweichenden Willen werden diese Daten nach Ablauf gelöscht.

Rechte der betroffenen Person

Auskunft nach Art. 15 DSGVO (inkl. Verarbeitungszwecke, Kategorien, Empfänger). Rechte/Freiheiten anderer können die Auskunft einschränken.
Berichtigung nach Art. 16 DSGVO.
Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO.
Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.
Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
Widerspruch nach Art. 21 DSGVO (öffentliche Aufgabe, berechtigtes Interesse, Direktwerbung).
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns [oder unseren Datenschutzbeauftragten] unter den in Verantwortlicher genannten Kontaktdaten. Ungeachtet dessen besteht das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Datensicherheit

Wir haben Datenschutzprozesse implementiert und unterhalten angemessene administrative und technische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Änderung oder Weitergabe. Daten sind sicher gespeichert und nur nach dem „need‑to‑know“-Prinzip durch berechtigte Mitarbeitende zugänglich.

Grenzüberschreitende Übermittlung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union, sofern nicht anders beschrieben.

Version

Dies ist die aktuelle Fassung unserer Datenschutzerklärung. Anpassungen sind vorbehalten (insbesondere bei Rechtslage‑ oder Dienst‑Änderungen). Änderungen erfolgen durch Anpassung dieser Seite und ggf. gesonderte Mitteilung. Es empfiehlt sich, diese Datenschutzerklärung regelmäßig abzurufen.

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